Krankschreibung ab dem ersten Tag: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Eine ärztliche Krankschreibung bereits ab dem ersten Krankheitstag – was für manche Arbeitgeber zunächst nach mehr Kontrolle klingt, könnte in der Praxis neue Probleme verursachen. Politisch wird diskutiert, die bisherigen Regeln zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu verschärfen und zugleich die telefonische Krankschreibung abzuschaffen.

Das Ziel: Krankmeldungen sollen stärker kontrolliert und mögliche Fehlzeiten reduziert werden. Doch ist eine strengere Attestpflicht tatsächlich der richtige Weg?

Aus Unternehmersicht stellen sich mehrere Fragen: Welche Rechte haben Arbeitgeber bereits heute? Welche zusätzlichen Belastungen könnten entstehen? Und wie lässt sich mit krankheitsbedingten Fehlzeiten umgehen, ohne das Vertrauen der Mitarbeiter zu beschädigen?

Krankschreibung ab dem ersten Tag: Was ist aktuell geplant?

Im politischen Raum werden strengere Nachweispflichten für Arbeitnehmer diskutiert: Künftig könnte grundsätzlich bereits am ersten Krankheitstag eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nötig sein. Gleichzeitig steht die telefonische Krankschreibung zur Debatte. Beide Maßnahmen sollen den Umgang mit Krankmeldungen stärker regeln.

Wichtig: Eine allgemeine neue Attestpflicht ab Tag 1 ist hier nicht als geltendes Recht dargestellt. Maßgeblich sind die tatsächlich verabschiedeten und in Kraft getretenen Vorschriften. Vor Veröffentlichung ist der aktuelle Gesetzgebungsstand nochmals zu prüfen.

Für Unternehmen bedeutet das: Sie sollten ihre Abläufe nicht allein aufgrund einer politischen Ankündigung ändern. Dennoch ist es sinnvoll, sich mit möglichen Auswirkungen auseinanderzusetzen. Denn die Diskussion betrifft nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Personalplanung, betriebliche Organisation und Entgeltfortzahlung.

Ab wann müssen Arbeitnehmer aktuell eine Krankschreibung vorlegen?

Die maßgebliche Grundregel steht in § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes. Arbeitnehmer müssen ihren Arbeitgeber unverzüglich darüber informieren, dass sie arbeitsunfähig sind und wie lange dies voraussichtlich dauern wird.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist sie grundsätzlich spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich nachzuweisen beziehungsweise bei gesetzlich Versicherten ärztlich feststellen zu lassen.

Das bedeutet vereinfacht: Bei einer kurzen Erkrankung von bis zu drei Kalendertagen ist normalerweise keine ärztliche Feststellung nötig, sofern der Arbeitgeber keine frühere verlangt.

Dürfen Arbeitgeber schon heute eine Krankschreibung ab dem ersten Tag verlangen?

Ja. Das ist ein entscheidender Punkt, der in der politischen Diskussion häufig zu kurz kommt.

Nach § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz dürfen Arbeitgeber eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits früher verlangen – grundsätzlich auch ab dem ersten Krankheitstag. Dafür ist nicht automatisch ein konkreter Missbrauchsverdacht erforderlich. Allgemeine arbeitsrechtliche Grenzen bleiben zu beachten.

Unternehmen haben somit schon heute Möglichkeiten, strengere Nachweisanforderungen festzulegen. Eine allgemeine Neuregelung würde daraus vor allem eine gesetzliche Vorgabe für alle Beschäftigten machen.

Wie funktioniert die elektronische Krankschreibung?

Bei gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern greift in der Regel das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU:

1. Der Arbeitnehmer meldet seine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich beim Arbeitgeber.
2. Die Arztpraxis stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und übermittelt die dafür vorgesehenen Daten an die gesetzliche Krankenkasse.
3. Der Arbeitgeber ruft die relevanten Daten elektronisch bei der Krankenkasse ab.

Eine Papierbescheinigung muss der Arbeitnehmer in diesem Verfahren normalerweise nicht mehr beim Arbeitgeber einreichen. Für bestimmte Personengruppen und Sonderfälle gibt es Ausnahmen.

Wichtig: Die eAU ersetzt nicht die persönliche Krankmeldung des Mitarbeiters.

Warum eine strengere Attestpflicht auch Nachteile haben kann

Eine Krankschreibung ab dem ersten Tag erscheint zunächst wie ein Kontrollinstrument. Wer lediglich einen zusätzlichen freien Tag möchte, könnte durch die Pflicht zum Arztkontakt abgeschreckt werden. Doch diese Betrachtung greift zu kurz. Eine pauschale Verschärfung kann unerwünschte Folgen für Arbeitnehmer, Arztpraxen und Betriebe haben.

1. Zusätzliche Belastung für Arztpraxen

Viele kurzfristige Erkrankungen, beispielsweise leichte Infekte, lassen sich innerhalb weniger Tage auskurieren. Müssten Beschäftigte bei jeder eintägigen Erkrankung eine ärztliche Feststellung veranlassen, könnte die Zahl der Arztkontakte steigen.

Gerade bei ausgelasteten Praxen bedeutet das zusätzlichen organisatorischen Aufwand. Menschen mit ansteckenden Erkrankungen würden unter Umständen häufiger medizinische Einrichtungen aufsuchen. Eine Untersuchung bleibt selbstverständlich wichtig, wenn Beschwerden sie erfordern. Die Frage ist jedoch, ob sie bei jeder kurzen Arbeitsunfähigkeit zwingend sein muss.

2. Die Zukunft der telefonischen Krankschreibung

Seit Dezember 2023 können Ärzte unter bestimmten Voraussetzungen eine Arbeitsunfähigkeit telefonisch feststellen. Das kommt insbesondere bei leichten Erkrankungen infrage, wenn der Patient der Praxis bereits bekannt ist und die ärztliche Beurteilung am Telefon ausreicht. Eine Erstbescheinigung ist dabei für bis zu fünf Kalendertage möglich; ein Anspruch hierauf besteht nicht.

Eine Abschaffung würde für manche Beschäftigte einen zusätzlichen Praxisbesuch bedeuten. Welche Rolle Videosprechstunden künftig spielen, ist von der konkreten rechtlichen Ausgestaltung abhängig.

3. Können dadurch sogar längere Fehlzeiten entstehen?

Udo Heimann sieht hierin eines der größten Risiken der diskutierten Regelung. Die Überlegung: Wer bei einem leichten Infekt sonst ein oder zwei Tage zu Hause geblieben wäre, erhält nach einer Untersuchung möglicherweise eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für einen längeren Zeitraum.

Das ist ein denkbares Szenario, aber keine nachgewiesene zwangsläufige Folge. Ärzte beurteilen die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit individuell. Eine mehrtägige Bescheinigung bedeutet auch nicht automatisch, dass eine Krankheit länger dauert.

Ob eine allgemeine Attestpflicht insgesamt mehr oder weniger Fehltage bewirkt, lässt sich nicht allein aus dieser Überlegung ableiten.

Udo Heimann ordnet ein: Aus seiner Sicht droht eine zusätzliche Kontrollmaßnahme Verwaltungsaufwand zu erzeugen, ohne die eigentlichen Ursachen hoher Fehlzeiten zu lösen. Statt alle Beschäftigten pauschal unter strengere Nachweispflichten zu stellen, sollten Betriebe zunächst die eigenen Abläufe und Führungsstrukturen betrachten.

Warum Krankheitstage für Unternehmen ein wirtschaftliches Problem sind

Krankheitsbedingte Ausfälle lassen sich nicht vollständig vermeiden. Für kleine und mittlere Unternehmen können sie jedoch spürbare wirtschaftliche Auswirkungen haben.

Fällt jemand kurzfristig aus, müssen Aufgaben neu verteilt, Termine verschoben oder Vertretungen organisiert werden. Besonders schwierig ist das, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig fehlen oder einzelne Personen über Wissen verfügen, das kurzfristig niemand ersetzen kann.

Typische Folgen sind:

• Verzögerungen bei Aufträgen und Projekten
• Mehrbelastung der übrigen Mitarbeiter
• Zusatzkosten für Vertretung oder Überstunden
• Engpässe in der Personal- und Kapazitätsplanung
• Produktivitätsverluste und organisatorische Störungen

Hinzu kommen die Kosten der gesetzlichen Entgeltfortzahlung.

Welche Rolle spielt die Umlage U1?

Für kleinere Unternehmen ist das Umlageverfahren U1 wichtig. Arbeitgeber, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen, nehmen grundsätzlich daran teil.

Je nach Krankenkasse, Tarif und geltenden Bedingungen kann ein Teil des bei Krankheit fortgezahlten Entgelts erstattet werden; die gesetzliche Erstattungsobergrenze liegt bei 80 Prozent. Die tatsächlichen Erstattungssätze können niedriger sein.

Entscheidend sind die Voraussetzungen und Nachweise im konkreten Fall. Wer im eigenen Unternehmen bewusst großzügigere Regelungen für kurze Krankheitsfälle vorsehen möchte, sollte daher deren arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen einschließlich der Erstattungsfähigkeit prüfen lassen.

Wie Arbeitgeber mit auffälligen Krankmeldungen umgehen können

Nicht jede Krankmeldung ist problematisch. Auch wiederkehrende Fehlzeiten können nachvollziehbare gesundheitliche Ursachen haben. Dennoch gibt es Muster, die im Unternehmen organisatorisch auffallen – etwa wiederholte Ausfälle direkt vor oder nach Wochenenden oder gehäufte Fehlzeiten in einzelnen Abteilungen.

Ein auffälliges Muster allein beweist keinen Missbrauch. Unternehmen sollten nicht vorschnell persönliche Schlüsse ziehen. Sinnvoll ist ein strukturiertes Vorgehen:

1. Krankmeldungen einheitlich erfassen: Es muss klar sein, wie und bei wem die Meldung erfolgt.
2. Arbeitsabläufe analysieren: Personelle Engpässe, unklare Verantwortung und Überlastung können zu Problemen beitragen.
3. Auffälligkeiten sachlich prüfen: Persönlichkeitsrechte und Datenschutz sind zu beachten.
4. Geeignete Gespräche führen: Ein respektvolles Mitarbeitergespräch kann betriebliche Ursachen sichtbar machen.
5. Maßnahmen nachvollziehbar dokumentieren: Beschlüsse, Verantwortliche und Ergebnisse sollten festgehalten werden.

Das Ziel ist nicht, Beschäftigte unter Generalverdacht zu stellen, sondern die Handlungsfähigkeit des Unternehmens zu erhalten.

Die bessere Alternative: Klare Prozesse statt pauschaler Kontrolle

Unabhängig von einer gesetzlichen Reform können Betriebe schon heute ihre internen Abläufe verbessern. Dabei geht es um mehr als den ersten Attesttag.

Eine funktionierende Krankmelderegelung sollte klären:

• Auf welchem Weg müssen sich Mitarbeiter krankmelden?
• Wer nimmt Krankmeldungen entgegen?
• Welche Informationen sind erforderlich?
• Ab wann muss die Arbeitsunfähigkeit ärztlich festgestellt werden?
• Wer kümmert sich um den elektronischen Abruf der eAU?
• Wie werden kurzfristige Vertretungen organisiert?
• Wie werden Fehlzeiten datenschutzkonform dokumentiert?

Gerade in wachsenden Unternehmen können solche Zuständigkeiten Aufwand vermeiden. Genauso wichtig ist jedoch die Unternehmenskultur: Beschäftigte, die krank zur Arbeit kommen, sind nicht automatisch produktiver. Je nach Erkrankung können zusätzliche Risiken für Kollegen und Betriebsabläufe entstehen.

Ein ausgewogenes System berücksichtigt die berechtigten Interessen des Arbeitgebers ebenso wie den Gesundheitsschutz der Beschäftigten.

Was Unternehmer jetzt konkret prüfen sollten

Die Diskussion über eine strengere Attestpflicht ist ein guter Anlass, die eigenen Personalprozesse kritisch anzusehen. Fünf Fragen helfen dabei:

1. Sind die Krankmelderegeln eindeutig? Jeder Mitarbeiter muss seine Pflichten kennen.
2. Funktioniert der eAU-Abruf? Technische Abläufe und Zuständigkeiten müssen klar geregelt sein.
3. Wie organisieren wir kurzfristige Ausfälle? Eine Vertretungsplanung kann die wirtschaftlichen Folgen reduzieren.
4. Nutzen wir die Entgeltfortzahlungsversicherung richtig? Kleine Betriebe sollten ihren U1-Tarif und die Voraussetzungen prüfen.
5. Kennen wir organisatorische Ursachen? Nicht jeder hohe Krankenstand lässt sich durch strengere Nachweise senken.

Unternehmen sollten weder allein auf politische Ankündigungen vertrauen noch voreilig neue arbeitsrechtliche Vorgaben schaffen.

Fazit: Weniger Fehlzeiten entstehen nicht automatisch durch strengere Regeln

Eine allgemeine Krankschreibung ab dem ersten Krankheitstag wird kontrovers diskutiert. Für Arbeitgeber kann sie zunächst mehr Kontrolle versprechen. Ob sie wirklich zu weniger Krankheitstagen führt, ist offen.

Udo Heimann bewertet die Pläne kritisch. Aus seiner unternehmerischen Sicht besteht das Risiko, dass zusätzliche Bürokratie entsteht, während grundlegende organisatorische Probleme ungelöst bleiben.

Seine Empfehlung: Krankmeldeprozesse klar strukturieren, Fehlzeiten sachlich analysieren und die bestehenden rechtlichen Möglichkeiten sinnvoll nutzen. Gute Personalorganisation entsteht nicht nur durch Vorschriften, sondern durch nachvollziehbare Regeln, Verantwortung und eine funktionierende Zusammenarbeit.

Das Thema im Video mit Udo Heimann

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Häufige Fragen zur Krankschreibung ab dem ersten Tag

Ist eine Krankschreibung ab dem ersten Tag bereits Pflicht?

Nein, nicht generell. Nach der Grundregel ist bei einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Kalendertagen eine ärztliche Feststellung erforderlich. Arbeitgeber dürfen sie jedoch früher verlangen – auch ab Tag 1. Eine allgemeine Neuregelung muss anhand des aktuellen Gesetzgebungsstands beurteilt werden.

Kann mein Arbeitgeber ohne Begründung ein Attest ab Tag 1 verlangen?

Grundsätzlich ja. Das Entgeltfortzahlungsgesetz erlaubt eine frühere ärztliche Bescheinigung beziehungsweise Feststellung. Allgemeine arbeitsrechtliche Grenzen bleiben zu beachten.

Muss ich mich trotz elektronischer Krankschreibung krankmelden?

Ja. Die eAU ersetzt nicht die Verpflichtung, den Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer zu informieren.

Ist die telefonische Krankschreibung bereits abgeschafft?

Die telefonische Krankschreibung ist nicht allein aufgrund politischer Ankündigungen abgeschafft. Ihr jeweils geltender Status sollte unmittelbar vor Veröffentlichung anhand offizieller Quellen geprüft werden.

Bekommt der Arbeitgeber bei einer eintägigen Erkrankung Geld von der Krankenkasse zurück?

Das hängt unter anderem von der Teilnahme am U1-Verfahren, den Nachweisanforderungen und dem jeweiligen Erstattungstarif ab. Eine Erstattung erfolgt nicht automatisch allein aufgrund einer Krankmeldung.

Quellen und Rechtsgrundlagen

• § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz: Anzeige- und Nachweispflichten
• Gemeinsamer Bundesausschuss: Arbeitsunfähigkeit
• Deutsche Rentenversicherung: Ausgleichsverfahren U1